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一份线下活动策划与执行表格,帮你理清思路!

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最近一直在收集案例和整理资料。准备写一篇有关线下活动如何策划和执行的文章。过了这个月,即将迎来我参加工作的第八个年头。在这8年里,我参加过不少线下活动。有些是自己主办,有些是参与,有些是透过视频观摩。有些活动前台看着一片流畅祥和,其实幕后执行状况百出。

于是在大量观摩之后,我也逐渐整理出自己做线下活动的一些心得。今天就把这些心得整理出来,跟大家一起探讨。线下活动的策划,跟线上活动的策划有相似的地方。大多在策划阶段,都需要考虑6W1H:

why——what——who——where——when——Which——How

翻译一下就变成:

为啥——要干啥——谁——在哪——啥时候——啥渠道——怎么干

嗯,东北话多么通俗易懂。

言归正传,我们继续来看线下活动的内容。在我看来,做个线下活动,我们大体可以分成两个大部分。

第一部分是活动的策划部分,
第二部分是活动的执行部分。

考虑到世上活动类型千千万,今天本文中聊到的线下活动大多是互联网企业在线下办的活动。

在做活动策划案的时候,我们需要说服自己以下这些内容。为啥是说服自己呢?因为我觉得自己写份方案,说服自己才有可能感染到他人。

首先我们需要想清楚,我们为什么要做个活动?活动的目的是什么?希望通过做活动达到什么样的目标?作为一个策划,这个为什么至关重要。很多新手策划是习惯性的接受上司和老板的指令,一拍脑门决定要做个活动。但是为啥要做个活动,做这个活动能起到什么样的作用,是否像上司说的一样能够起到对应的作用,其实是需要深究的。

而且当你自己明确了活动目的,在做后续策划的时候才更容易激发自己的主观能动性,不然很容易做一个活动结果每次都是程式化的一套流程,最终的效果很难评定是好是坏。

大多数公司考虑做一个活动都会从这样几个角度考虑:

品牌商企业:扩大新增用户,促进老用户活跃,提高品牌知名度。

平台上企业:扩大平台品牌在B端C端的知名度及市场占有,帮助B端与C端做好资源匹配。

乙方公司:通过论坛、分享会、交流会、宴会等形式与潜在甲方客户进一步接触,并彰显企业新研究成果、专业度。创造合作机会。

基于这些不同的目的,各类公司会尝试用各种活动来达到目的。

我们粗略来看就有以下形式:

个人:婚礼、聚会

公司对内:年会、团建

公司对外:媒体沟通会、沙龙、招商会/订货会、新品发布会、峰会、论坛、快闪店、展会参展

当我们大概了解了目的和形式。接下来需要引入的概念是标准。每次活动完毕,复盘时我们都应该通过一系列的标准来评价“一个活动办得好还是不好。好是哪里好,不好是哪里不好”。

以上这句话是我一位很尊敬的领导非常喜欢说的一句话,实际应用价值很高。比如大多数的线下活动我们可以从三个方面来评判是否合格。

第一个方面是销售情况,如果一次活动有销售环节,那么销售额规模,销售量,客单价,利润等维度就十分必要。

第二个方面是传播维度,根据不同渠道和媒体,计算投入的费用,以及对比该平台平均水平,得到的传播量。

第三个方面是线下活动的体验感是否足够好。活动是否有序、流程顺利、参会人员评价是否圆满无卡壳和尴尬点出现。

以上三点内容我们会在后续进行更加深入的探讨。

继续回到活动策划案的部分。在做活动策划的时候,当我们清楚了目的和形式,我们接下来需要解决的就是很多细致的问题:

  1. 活动时间和地点;
  2. 活动的流程和创意亮点;
  3. 根据活动的主题和创意点,做出对应的布置;
  4. 如果打算引入赞助商,那么做好赞助商的回报方案,
  5. 比如传播量、传播途径及现场的物料摆放数量、主持人口播次数等等内容;
  6. 参与嘉宾和拟邀请的KOL、用户;

今天的文章暂时不展开活动策划的详细内容,我想着重跟大家分享一下活动执行中需要做的准备。简单统计下,在做活动执行时,我们常用到的表,大概有这样几张。

  1. 活动现场布置物料表;
  2. 工作人员联系表;
  3. 活动当天流程表(前期的时间节点表另外算);
  4. 拟邀请嘉宾表(实际中还需要带座位表);
  5. 活动传播节奏表(前期预热,中期准备,后期传播);
  6. 活动效果统计表;

以上的几张表我根据曾经参与过的活动进行了系统的梳理,所以下面这几张表可以说是一个通用的完整的活动模板。我们分别来看。

1. 活动现场布置物料表

顾名思义,大部分线下活动最让人耗心劳力的点之一就是在场地的布置和相关物料的准备了。许多场地又分成内场和外场,一次发布会数百人参与,一丁点布置不到位就可能造成整体流程的延误。

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曾经小牛在2015年6月就在751大罐举办过一场发布会。活动原本计划在2点半开,结果1点半的时候我们突然发现,嘉宾们的座位表没准备。座位上没有嘉宾名字。于是2点老板找人开始画座位表,到2点半时我们发现,打印出来的座位表在实际中还需要花费1小时的时间才能贴完。而流程中也并没有提前安排引领的礼仪如何让大家对号入座。于是,负责内场的我临时决定不贴座位上的名字了。大家进场后自由组队入座吧。

于是活动照常进行,没有再继续延误。事实证明,嘉宾们和媒体朋友们基本都是一打招呼,一大帮就自行就近入座了。如果真按照我们希望的大家找名字入座,实现起来完全无法保证活动正常开始。

2. 第二张表叫做工作人员联系表

这里尤其值得注意是摄影师、摄像师拍摄的内容提前要有所规划,根据传播的媒体和渠道需要进行拍摄前的沟通,以防摄影师自主发挥,有些重要的场景没有拍到。同时如果活动现场有直播,那么最好进行提前的彩排。来确定现场是否有网络,网络是否达标。以及导播控制是否熟练,几个机位之间是否可以通过控制台实现流畅的画面切换,是否声音清晰。做直播是否提前安排了与直播观众的互动主持人。

我们曾经在做活动的时候就出现了直播没有准备主持人,观众们看了看没意思就离开的情况。也遇见了场地无法提前彩排,导致现场控制台使用障碍,直播无声音的意外。

(点击原图,查看大图)
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做活动最需要注意的就是有两位到三位小伙伴做到总控。总控的作用是分别对自己管理的人员进行细致的人员分工。而一场活动涉及到的工作人员是非常多的。所以务必做到每个人员之间都清晰的知道彼此的联系方式。才能在临场时不产生额外的时间浪费。

3. 第三张表叫做活动流程表

下面举例的这张图是活动当天的流程表。主要用于告知参与活动的人员们清晰的知道活动流程。除此之外,理论上还应该有一张表是活动前的准备工作表。今天我们暂且排除,因为活动准备其实是今天其他几张表中列出的各类内容的总表。清晰的知道活动流程,对于工作人员来说,有了提前准备各类工作的节奏。对于参与演讲和表演的嘉宾来说,也能够做到心中有数不发慌,提前准备。

尤其是大型活动,最能够避免差错的一定是提前的彩排。只有经过预演、彩排,我们对于正式进行的活动才能最大化的避免失误。比如临时的道具准备不足,比如演讲时发现演讲内容需要调整。比如颁奖环节,我们发现提前没有想清楚上台领奖的人员与颁奖嘉宾之间的配合导致颁奖人找不到谁领奖。比如我们在新闻看到过无数次因为安保人员太过尽责,导致明星为了粉丝出头与安保人员发生争执。

准备不足的线下活动总是带来无穷后患。就像墨菲定律说的,越是担心的某件事,一定会发生。

(点击原图,查看大图)
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4. 第四张表叫做拟邀请嘉宾表

对于邀请嘉宾来说,最重要就是让嘉宾感觉活动很流畅。甚至在某些活动,不需要让嘉宾最开始就到场,特殊几个环节和时间点准备好就成。不然造成最重要的嘉宾等待的时间最久。那么体验一定十分糟糕。

邀请过程中也要对交通方式和停车方案等细节做到细节处妥帖。为了保证活动时间点不被耽误,我们最好能够多要几个嘉宾的紧急联系人联系方式,以防万一。

(点击原图,查看大图)
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5. 第五张表是个系列表格——活动传播节奏表

活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划

前期

(点击原图,查看大图)
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中期

(点击原图,查看大图)
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后期

(点击原图,查看大图)
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6. 第六张表是活动效果统计表

如前文所述,活动效果才是我们最关注的部分。不同渠道在一个阶段内,到底带来多少阅读、流量和引导转化?按照同样的维度进行多次的观察后,我们就可以通过数据在活动刚开始就对活动效果有迹可循。最终的目标当然是找到更有效率,最有价值的渠道,并坚持深耕。

(点击原图,查看大图)
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希望表格对你有帮助

 

本文作者@王伟晨 由(青瓜传媒)整理发布,转载请注明作者信息及出处!

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