参与一个项目,你需要学习什么,记录什么?

《别告诉我你会记笔记》的作者美崎荣一郎说 ,他在工作中一定会遵守“PDCA”这一流程。无论做什么工作,只要按照这四个步骤进行,就能提高工作效率。
 
所谓PDCA,就是指Plan(计划)、Do(实施)、Check(检查)、Action(改善) 这四个步骤。很多人能够做到计划和实施,但很少有人能坚持做到检查和改善,而偏偏检查和改善才是提高工作效率的一个关键。
 

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工作进展不顺利时, 问题的症结在哪里,下一次该如何改善?
工作进展顺利时,成功的原因何在?
 
做 过的事要将其结果记录下来。 这份记录会将你宝贵的经验积累下来 ,而且积累的是专属于你的经验。从书本上学到的知识或者别人传授的知识当然很重要,但自己亲身经历而获取和总结出的经验更为宝贵 。这就是我们将自己的经历转化为“经验”的过程。如果能够妥善保存这些记录与总结,并能够运用到以后的工作中去,绝对可以提高工作效率。记录这些宝贵经验 的载体正是笔记本。
 
接下来,我们就来说一下在职场中我们可以怎样用笔记本心法在项目策划,创意搜集,会议纪要,时间管理和学习管理方面逐步摆脱费力却无累积的状态,一点一点向达人靠近。
 
今天的主题是,策划项目该怎么做。大纲如下:
 

参与一个项目,你需要学习什么,记录什么?

 
1、项目策划的三个阶段
 
在做策划案时,笔记本的使用,可以分为以下三个阶段:
 
① 设想阶段:一开始在笔记本上写下设想计划
② 实施阶段:在同一页空白处写下实施的具体内容
③ 收尾阶段:在同一页的空白处写下收尾阶段的工作总结或其他想法
 
2、同一策划案的内容记在同一页
 
如 果按时间顺序做笔记,笔记本上就会写满各种工作内容。时间一长,同一项目的要点就可能分散在不同的页面上。同一个策划案的内容(工作任务),若是没有记录 在一起,日后翻阅时会相当不便,也很难把握整体工作进度。所以我们一定要学习在每一个项目的最开始制作如下图的项目框架,以帮助我们在整体上把握项目进 程,不至于在项目过程中专注于细节时忘记了项目的整体状况。
 

参与一个项目,你需要学习什么,记录什么?

 
在项目框架的后面一页就应该集中项目资料了,此时最好不要将信息分散,集中在一起能让你更有效地把握细节。
 
后期关于该策划案的资料也可以贴在笔记本上,也可以打孔后和该项目的资料合放在一起。以后有其他信息需要补充就在周围空白处添加。如果要记录相关内容的电子邮件,可以打印出来,贴到笔记本上,并以这页纸为基础,适当补充。这样,资料内容就很完整,日后查看时也很方便。
 
所以,我们最好使用活页版本的航母笔记本。这样你可以在记笔记时少了很多心理负担,因为可以比较自由地修改、添加补充内容和调整笔记结构。比如,我的航母笔记本是:A4大小,活页,4孔,可以将自己打印和整理的资料直接打孔放在一起,这样操作起来最方便。
 
3、对每个阶段的笔记使用不同颜色的笔
 
使 用不同的笔分别记录,日后翻阅时,就能立刻辨别所写内容是设想,实施还是收尾阶段的。比如,用黑色笔记录设想内容,用蓝色笔记录实施内容,用红色笔记录收 尾阶段,以后也如此分类记录,再翻阅时自然一目了然。事先区分清楚,再翻阅时,也许这个策划案收尾阶段的工作就能被用做下一个策划案设想阶段的参考。如果 没有进行区分,每次接下一个新的策划案,都必须重新构思,如此一来,根本无法积累工作经验。
 
假设你手头有一个新产品开发的策划案要处理,当你与策划团队开会商讨时,一定要携带航母笔记本出席。
 

参与一个项目,你需要学习什么,记录什么?

 
❶ 设想阶段:
在设想阶段,在出席会议前,一般都会将设想的内容写在笔记本上。将电脑打印出来的资料直接放在笔记本里的情况较多。自己准备一份,也可以事先打印出来的发给团队成员的参考资料;
开会时,用黑色笔将需要讨论确定的商品的简要说明、上市日期、日程安排、销售目标等信息添加在打印资料的旁边;
开会时,想到任何点子,都要用蓝色笔记下。关于策划案费用,如果需要向上级确认或征求合作公司A先生的意见,请用蓝色笔标出,与设想阶段的内容区别开来。   
                                            
❷ 实施阶段:
在实施阶段有什么想到的事情,都可以先记录在记事笔记本上,然后再贴到航母笔记本上去;
对于必须立即执行的任务,应该立刻将其内容逐条记录在记事笔记本上,因为记事笔记本可以随身携带,而且可以经常翻阅,这可以帮助你记忆;
任务完成后,从记事笔记本上撕下该页内容,贴在航母笔记本上,并将该任务的执行内容、注意事项一并记在航母笔记本上,以累积经验与知识。   
 
❸ 收尾阶段:    
在收尾阶段,需要将实施阶段中的注意事项与结果用红色笔记录下来。比如,这项策划案的实际开发费用比预估成本要高,或是在任务执行期间,团队沟通不畅,抑或该商品上市后可能遇到的问题等,这些关于工作结果与应该注意的重要事项,都可以补充记录;
记 录下执行每一项任务所需要的时间也很重要。比如,原本预计策划案的完成时间是一个小时,结果却花了3个小时,将这个现象记录下来,下一次执行任务时,就能 提醒自己努力的目标是把策划案的完成时间缩短为一个小时。或者下一次安排整体进度流程时,通过原有记录发现策划案制作时间比预估的时间要长,就可以事先提 醒自己,在设想阶段安排出合理的时间。
 
在实际操作过程中,要将三个阶段严格区分开来是不太可能的,大致分为三个板块就可以了。重点是要更换笔的颜色,将过程如实地记录在笔记本上。
 
如果你遵循了以上的原则,在每一次项目的结束之后你都可以按照设想,实施和收尾三个部分重新整理自己的经验和教训,再和最初设想阶段时记录的三阶段内容放在一起进行对比。你会更清楚这一次的项目结束时候的你,与项目开始前的你相对比,究竟学到了什么,累积了什么。
 
当然如果你对眼前的项目并没有走心,也可以很容易地看出,一个项目下来,你并没有什么变化。
 
4、用便利贴辅助项目管理
 
❶ Reminder截止日期便利贴
日期便利贴的粘贴位置是笔记本的右侧,并且要露出页面一些。如此一来,只要一翻笔记,就会看到贴在右边的日期便利贴,自然而然也就会提醒自己必须在截止日期前完成任务。
 

参与一个项目,你需要学习什么,记录什么?

 
比如,新产品开发策划案中应该做的各类事情以及时间要求都已明确时,我会记录在笔记本中相关内容的那一页纸上,贴上一张写着截止日期的日期便利贴。任务完成后,将日期便利贴撕下作废。
 
当然我个人觉得制作一张项目进度表格,放在整个项目笔记的最初几页来提醒自己把握整个项目的进度,同时结合便利贴的提醒功能,是更有效的方式。至于项目进度表要怎么做?百度一下吧。
 

参与一个项目,你需要学习什么,记录什么?

 
❷ 内容检索便利贴
如果这个策划案规模很大,需要经常参考笔记本上记录的内容和粘贴的资料时,就贴一张检索便利贴在航母笔记本的上方。
 

参与一个项目,你需要学习什么,记录什么?

 
检索便利贴也要露出笔记本页面一点。这样方便翻阅到需要参考的那一页。如果日后还需要继续参考这次的策划案,那么即使笔记本使用完毕,也不要撕下检索便利贴,而是继续贴在笔记本页面上方保管起来,为日后查找提供方便。
 
这 本书的作者美崎荣一郎在书的最初就有说,“我每年都会将我做笔记的方法升级。踏入社会以后,要想在工作上成为骨干,做笔记是一项最基本的技能,公司是不会 教你的。你应该自己学习,而且应该下大力气去学。要想涨工资,必须为公司创造更多的价值;要想休假,必须提高工作效率。不管你踏入社会多少年,都要不断磨 炼和提高自己做笔记这一项基本工作技能。”
 
好好想一想,究竟为什么你工作这么久,却没能累积出那么丰厚的经验呢?
 

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